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内定辞退はいつまでにすべき?正しい辞退方法を現役人事が徹底解説!

ミヤッチ
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皆さんこんにちは!
新卒1年目から大手企業の人事業務を3年以上担当しているミヤッチです!

ミヤッチ
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今回は、以下の悩みを解説していく記事です!

読者の悩み

  • 内定辞退はいつまでにすべきでしょうか?
  • 内定辞退をすると怒られそうでなかなか言い出せません、、
  • 適切な内定辞退の方法はあるのでしょうか?
  • 内定辞退を受け入れてもらえないときはどうしたら良いでしょうか?

なお、本記事の内容は以下の通りです。

本記事の内容

  • 内定辞退はどのタイミングですべきか現役人事が解説!
  • 電話やメールなど、適切な内定辞退の方法を現役人事が解説!
  • 内定辞退を企業側が受け入れてくれないときの対処法を解説!

今回は、複数企業から内定を獲得した方の中で、「内定辞退を考えているけど適切なタイミングが分からない、、」と言った方や「適切な内定辞退の方法が分からない、、」と言った方に向けた記事となります。

なお、私自身、学生の頃に内定承諾書を提出してから内定辞退を経験したことがありますが、言いにくかったことを覚えています。

しかし、人事担当者となって、過去の自分に伝えたいことは、企業を選ぶ権利は、学生にあるということです。

是非、これらの根拠や内定辞退をメールや電話でする場合のテンプレートなども紹介しているので、最後まで読んでみてください。

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内定辞退はいつまでにすべきか現役人事が徹底解説!

まず始めに、内定承諾後の、内定辞退を出すタイミングは、法的には、入社日の2週間前までに申し出れば問題なしです。

とは言え、人事担当者の視点で言えば、内定承諾書も提出しているのであれば、今すぐに内定辞退を申し出ることをオススメします。

また、内定承諾書を提出していない方の、内定辞退を出すタイミングは、内定式前(大体の企業は10月)には、申し出るようにしましょう。

なぜならば、企業側も新卒採用には、お金とコストをかけているからです。

企業の中には、内定式後に、内定者懇親会や内定者研修をおこなうことがあります。

その為、内定式後に、内定辞退となれば、内定者懇親会や内定者研修のコストが無駄になり、企業によっては、代わりの採用者を探すことになります。

以上のことから、内定辞退のタイミングは、「内定承諾後であれば即日連絡」「内定承諾前であれば、内定式前まで」と覚えておいてください。

豆知識

新卒採用にかかる、採用単価の平均は、1人あたり73万円となっています。
※参照元:dodaキャンパス

 

適切な内定辞退の方法を現役人事が徹底解説!

私の思う、適切な内定辞退の方法は、メールではなく電話で誠意をもって伝えることです。

そして、電話で誠意をもって内定辞退を伝える場合は、以下を意識してみてください。

電話で内定辞退を伝えるときのポイント

  • どう言った理由で内定辞退をするのか明確に話す!
  • 電話を行う時間は、朝の10時台・昼の14時から16時の間!
  • できるだけ静かな場所で電話をかける!
  • ハキハキと話す!

上記の中でも、どう言った理由で内定辞退をするのか明確に話すことは、非常に大切です。

例えば、「他の企業に内定をもらったので辞退する」ではなく、「どう言った理由で内定辞退をし、別の企業へいくのか」を伝えましょう。

企業側も、あなたにしっかりと考えがあって、内定辞退を決めたのであれば、文句はないはずです。

残り3つのポイントは、私が、内定辞退を学生から受けたときに気になったポイントなので、併せて、意識してみてください。

 

内定辞退をする場合の電話とメールのテンプレートを紹介!

ここでは、内定辞退をする場合の、電話とメールのテンプレートを紹介します。

なお、電話については、テンプレート通りに運ばないケースもあるので、注意してください。

 

【電話編】内定辞退をする場合のテンプレート

ミヤッチ
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電話での対応テンプレートは以下の通りです。

電話での対応テンプレート(内定承諾前)

大変お世話になっております。先日内定のご連絡をいただきました〇〇大学〇〇学部の○○と申します。
恐れ入りますが、人事部ご担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか?

(電話が担当者に代わる)

お忙しいところ失礼いたします。〇〇大学〇〇学部の○○と申します。
先日は、内定のご連絡をいただきありがとうございました。
本日は、大変申し訳ないのですが、内定の辞退をさせて頂きたくご連絡いたしました。

(一拍おいて)

なお、内定辞退の理由としましては、私が就活の軸としておりました「●●●●●●●●」を実現する上で、
並行して選考の進んでいた企業の「●●●●●●●●」と言った特徴がマッチしたことが理由となります。

(先方から了承の返事がある)

〇〇様には、説明会時からお世話になっていたにもかかわらず、このようなご連絡となってしまい、
誠に申し訳ございません。

また、お忙しい中、ご丁寧にご対応をいただきありがとうございました。
それでは、失礼いたします。

電話での対応テンプレート(内定承諾後)

大変お世話になっております。先日内定を承諾させていただきました〇〇大学〇〇学部の○○と申します。
恐れ入りますが、人事部のご担当〇〇様はいらっしゃいますでしょうか?

(電話が担当者に代わる)

お忙しいところ失礼いたします。〇〇大学〇〇学部の○○と申します。
先日は、内定のご連絡をいただきありがとうございました。
本日は、大変申し訳ないのですが、入社の辞退をさせて頂きたくご連絡いたしました。

(一拍おいて)

なお、辞退の理由としましては、私が就活の軸としておりました「●●●●●●●●」を実現する上で、
並行して選考の進んでいた企業の「●●●●●●●●」と言った特徴がマッチしたことが理由となります。

(先方から了承の返事がある)

一度内定をいただきながら、辞退を申し上げるなどと多大な迷惑をおかけして、誠に申し訳ございません。

また、お忙しい中、ご丁寧にご対応をいただきありがとうございました。
それでは、失礼いたします。

 

【メール編】内定辞退をする場合のテンプレート

ミヤッチ
ミヤッチ
続いて、メールのテンプレートを紹介します。

メールでの対応テンプレート

件名:〇〇大学〇〇学部〇〇 内定辞退のご連絡 

〇〇株式会社 
新卒採用担当〇〇様
大変お世話になっております。
先日内定のご連絡をいただきました、〇〇大学〇〇学部の〇〇です。
先ほど貴社にお電話致しましたが、ご多忙のようでしたので、メールで失礼いたします。

その節は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
嬉しいお知らせを頂戴したなかで大変心苦しいのですが、今回の内定を辞退したくご連絡差し上げました。

なお、内定辞退の理由としましては、他企業への入社を決めたことが理由となります。
貴社と入社を決めた他企業は、志望度が同じくらい高く、どちらに入社するべきかとても迷っていたのが正直なところです。

貴社の◯◯に力を入れている点は非常に魅力的であり、入社したのち◯◯ができる貴社なら、志高く働けるだろうと考えておりました。
しかし、もう一つの企業では、●●に加え、●●のような経験もできると知り、自身の将来を考えこちらの企業で頑張ってみようと決断した次第です。

本来ならば、直接お伺いしてお詫びすべきところ、メールでのご連絡になりますこと何卒ご容赦いただきたく申し上げます。
〇〇様はじめ、採用に関わっていただいた全ての方に心より感謝しております。

 最後になりますが貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

〈著名〉

 

いかがですか?

メールでの対応テンプレは、分けませんでしたが、電話での対応をする場合は、内定承諾前と後で使い分けましょう。

 

内定辞退を企業から断られたときの対処法を解説!

最後に、番外編として、内定辞退を企業側が断ってきたときの対処法をお伝えします。

まず、冒頭でも簡単にお伝えしましたが、法的に入社日の2週間前までに申し出れば問題なしです。

また、企業から、採用でかかった費用の損害賠償を請求された場合も、ほとんどの場合支払う必要はありません。

とは言え、脅迫めいた呼び出しなどをしてくる企業も少なからずあると思うので、そんな場合は、大学の就職課を頼りましょう。

私の友人は、大学の就職課を頼って、一緒にゼミの先生と謝罪をおこない解決していました。

とにかく、1人で抱え込まず、相談をすることを第一に考えることが大切です。

 

内定辞退はいつまでにすべき?正しい辞退方法のまとめ

いかがでしたか?

今回は、以下の疑問について解説しました。

読者の悩み

  • 内定辞退はいつまでにすべきでしょうか?
  • 内定辞退をすると怒られそうでなかなか言い出せません、、
  • 適切な内定辞退の方法はあるのでしょうか?
  • 内定辞退を受け入れてもらえないときはどうしたら良いでしょうか?

結論、内定辞退のタイミングは、「内定承諾後であれば即日連絡」「内定承諾前であれば、内定式前まで」と覚えておいてください。

そして、内定辞退を申し出る場合は、基本は電話でおこない、以下のポイントを意識してみてください。

電話で内定辞退を伝えるときのポイント

  • どう言った理由で内定辞退をするのか明確に話す!
  • 電話を行う時間は、朝の10時台・昼の14時から16時の間!
  • できるだけ静かな場所で電話をかける!
  • ハキハキと話す!

なお、何も言わずに内定辞退をするのだけは止めておくことをオススメします。

採用コストも安くはなく、最悪の場合、訴訟を起こされるリスクもあるので、誠実な対応を心がけましょう。

以上、最後まで読んでいただきありがとうございました。

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ポジティブが取り柄の成り上がりサラリーマンことミヤッチです。 学生時代に借金200万円→Fラン大卒→何とか上場企業に新卒入社→新卒1年目から人事担当経験→2021年3月1日【ABEMA就活特番】生出演!当ブログでは学生時代の就活経験と人事担当者の経験を掛け合わせた【就活に関する情報】とビジネスマンとして成長するために実践してきた【自己啓発】の2つのテーマを発信中!

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