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社会人のデスク周りの整理整頓のコツ7選!仕事の効率を上げるのに必須!

社会人の整理整頓は仕事の効率を上げるのに必要不可欠です!
ミヤッチ
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皆さんこんにちは!ミヤッチです!

ゴマッチ
ゴマッチ
皆さんこんにちは!ゴマッチぷに!
ゴマッチ
ゴマッチ
今回はどんな記事になってるぷに!
ミヤッチ
ミヤッチ
今回は、以下の疑問について解説していく記事だよ!

はてな

  • 職場のデスク周りが全く整理整頓できません、、
  • 自分のデスクから書類を見つけるのに一苦労します、、
  • 職場のデスクを整理整頓するうえでオススメのグッズはありますか?
  • 整理整頓をすることでどのような変化がありますか?

今回はこう言った疑問に答えます。

なお、本記事の内容は以下の通りです。

本記事の内容

  • 社会人の整理整頓のコツを基本編と応用編に分けて7つ紹介!
  • 私が職場のデスクを整理整頓するときに使用した便利グッズ5つを紹介!
  • 私が職場のデスクを整理整頓して変化したことを紹介!

いきなりで恐縮ですが、あなたのデスクは、整理整頓がされていますか?

私はと言うと、今でこそ、会社からの以下取り組みで、整理整頓はできているつもりですが、入社当初はひどい状態でした。

会社の取り組み事項

各々のデスクが5S「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「しつけ」を守れているか、管理職が毎月チェック!

しかし、デスク周りの整理整頓をするようになってからは、様々なメリットがありました。

今回は、そんな整理整頓をしたことによるメリットやデスク周りの整理整頓のコツ・便利グッズなどを紹介していきます。

整理整頓は仕事をする上での基本であることは間違いないです。

是非、デスク周りの整理整頓を考えている方は、参考にしてきてください。

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【基本編】社会人の整理整頓のコツ4選!

ここでは、誰もが当たり前と思っていても、なかなか実行できない整理整頓のコツを紹介します。

どれも基本的なことですが、整理整頓に欠かせない項目なので確認してみてください。

 

ゴミをこまめに捨てる

整理整頓をする上で「ゴミをこまめに捨てる習慣」を身に付けることは非常に重要です。

デスクの上で、お菓子を食べたり飲み物を飲んでいると、ついついゴミが溜まってしまいます。

なので、デスクの上でお菓子や飲み物の空き缶などが出た場合は、その都度捨てる習慣を身に付けることをオススメします。

私の場合は、足元にお菓子と飲み物用の小さいゴミ箱を用意してます。

ゴミを捨てるは当たり前と思われるかもしれませんが、整理整頓において必須項目です。

 

デスクの上を必要最低限にする

整理整頓をする上で「デスクの上を必要最低限にする」ことは非常に重要です。

なぜならば、デスクの上に、過去の書類やメモなどが散らばっていると、周囲に不快感を与える原因になるからです。

なので、過去の書類やメモなど不要になったものはすぐに捨てることをオススメします。

すっきりしていると、仕事のモチベーションも上がるので、必要以上にモノを置かないのはオススメです。

 

書類を溜めない

整理整頓をする上で「書類を溜めない」ことも非常に重要です。

先ほど同様、積み上げられた書類は、周囲に不快感を与える原因になります。

なので、書類はキャビネットの中にしまうか保管期限の過ぎた書類は、頻繁に処分をすることをオススメします。

私の場合は、毎週金曜日の終業時間10分前は1週間分の書類を処分する時間にしています。

書類を溜めると、重要な書類の紛失にもつながるので、整理の時間は必ず設けることをオススメします。

 

アロマなどの私物を置かない

整理整頓をする上で「アロマなどの私物を置かない」ことも非常に重要です。

よく、デスク周りに、アロマや私用の携帯電話を置いてる方が多いですが、それらは可能であれば置かないことをオススメします。

私の職場では、一時期アロマを焚く女性社員がいたのですが、アロマの蒸気で書類が濡れてしまい大変なことになった事件がありました。

個人的に、写真タテと観葉植物くらいであれば問題ないと思いますが、可能な限り職場であることを考え、私物を置かないことをオススメします。

 

【書類編】社会人の整理整頓のコツ3選!

ここでは、私が書類整理で試行錯誤しながら編み出した手法をお伝えしていきます。

 

書類ごとに分かりやすくファイリング

書類を整理するにあたり、カテゴリーごとに書類をファイリングすることは非常に重要です。

また、個人的には、書類ごとに、以下のファイルで保管をするのがオススメです。

ポイント

  • 「クリアファイル」:頻繁に使用する書類
  • 「トレー」:新しくできた書類や分類されていない書類
  • 「バインダー式ファイル」:使用頻度の低い書類

なお、私の場合は、頻繁に使用する書類は、ふせんや名札をクリアファイルに貼り、すぐに分かるように保管しています。

是非、参考にしてみてください。

 

可能な限りPDFデータで保存

書類整理をしていて、これは処分するべきか迷う書類が出てきた場合は、PDFデータで保存をして処分することをオススメします。

仮に、処分してはダメだった場合もデータが残っていれば大丈夫なので安心です。

ただし、PDFデータの保管は、しっかりとおこなう必要があるので、分かりやすくフォルダー分けしておきましょう。

 

使い終わった書類はすぐに返却

使用した書類は、読み終わったと同時に返却することをオススメします。

私の同僚が、書類をキャビネットに保管したまま返却を忘れており、次に使用する人から怒られているところを見たことがあります。

是非、次に使用したい人がいることを考えながら、使い終わった資料はその場で返却することを意識してみてください。

 

【厳選】整理整頓に使用している便利グッズ5選

ここでは、私がデスク周りの整理整頓に使用している便利グッズを5選紹介します。

なお、今回紹介するグッズは、以下の備品は、揃っていることを前提としたグッズ紹介となります。

備品

  • キャビネット
  • デスク
  • ホッチキス
  • 印鑑

 

ファイルBOX

デスクのファイルBOXを選ぶ上で意識しておくべきポイントは以下の通りです。

ファイルBOXを選ぶうえでのポイント

  • 縦型のファイルBOX
  • インテリアに合ったデザイン
  • よく保管する書類に合ったサイズ
  • 紙製の書類は耐久性が低いので使わない

縦型のファイルBOXを使用する理由については、ファイルを立てておくことができ、ファイルの背表紙をチェックしながら取り出せるからです。

なお、これらの条件で、私がファイルBOXで使用したグッズを以下で紹介します。

1つ目のソニックのファイルBOXは、仕切りがあるタイプのファイルボックスです。

仕切りがあるファイルボックスは、薄いファイルを抜き出すと、次々とファイルが倒れてくる心配などがないので「複数のファイル」を入れる場合に適しています。

2つ目もソニックのファイルBOXなのですが、シンプルなデザインと耐久性が非常に魅力的で、分厚いファイルを保管する時に使用しています。

 

クリアファイル(インデックス付き)

クリアファイルを選ぶ上で意識しておくべきポイントは以下の通りです。

クリアファイルを選ぶうえでのポイント

  • 用途にあったサイズを選ぶ
  • インデックス付きのクリアファイルを選ぶ

 

インデックス付きのクリアファイルを選ぶ理由については、様々な書類を取り出すときに便利なためです。

私は、インデックスに書類ごとのシールをテプラ(シール作成ツール)などで作成し、クリアファイルに貼り付けて管理しています。

こうすることにより、複数のファイルを持つ必要もなくなるので、管理面で非常に役立ちました。

なお、私の使用しているクリアファイルは以下の通りです。

 

ファイルキャビネット

ファイルキャビネットは、以下の商品を選びました。

正直、以下の商品はデザインで選んだのですが、約2年ほど重宝しています。

私の場合、一番上を処理が必要な書類とし、二番目を保留三番目を処理済みとして使用しています。

ファイルキャビネットは、処理した書類としていない書類を視覚的に分かるためにも必須アイテムです。

 

マグネット付きティッシュケース

ティッシュケースは、可能であればデスクの上ではなく、キャビネットの横に貼り付けることをおすすめします。

机には極力ものを置かないのが整理整頓の鉄則なので、ティッシュケースなどは、空間を利用するのがオススメです。

なお、私の使用しているマグネット付きティッシュケースは以下の通りです。

 

マグネットフック

マグネットフックは、カバンを横にかけるのに役立ちます。

今回紹介しているマグネットフックは、10キロまで荷物をかけることができるのでオススメです。

しかし、今回紹介しているグッズは、カバンをかけるところが社内にある場合は、必要ないと思います。

私の場合は、カバンを置くスペースがないので、自分のデスクの横にマグネットフックを取り付けてます。

なお、私の使用しているマグネットフックは以下の通りです。

 

私が整理整頓して変わったこと3選を紹介!

私が整理整頓を心掛けるようになって変わったことは以下の3つです。

整理整頓を始めて変化した3選

  • 仕事の効率が上がった
  • 自分のデスクが好きになった
  • 周りからデスクが綺麗と褒められるようになった

上記3つの中でも「仕事の効率を上げる」ことに、整理整頓は一番効果がありました。

なぜならば、デスクが綺麗になってからは、書類がどこにあるのかがすぐに分かるようになったからです。

仕事では急に書類を求められることが非常に多いです。

そこで、書類を探している時間は非常にもったいないですし、上司から仕事が出来ない奴だと思われます。

是非、仕事の効率を上げたいと思われてる方は、デスク周りの整理整頓を騙されたと思って実践してみてください。

 

社会人のデスク周りの整理整頓のコツ7選のまとめ

いかがでしたか?

今回は、社会人のデスク周りの整理整頓のコツ7選を紹介しました。

整理整頓は、社会人の基本の一つと言われています。

是非、デスク周りの整理整頓を考えられている方は、参考にしてみてください。

本記事のまとめ

  • ゴミはこまめに捨てる
  • デスクには極力ものを置かない
  • 書類はカテゴリー分けを心掛ける
  • 書類整理には各種グッズを使用す

では、最後にゴマッチからの名言で締めたいと思います。

ゴマッチ
ゴマッチ
"恥は、若者にとって名誉であり、老人には屈辱である"ぷに!

ゴマッチ
ゴマッチ
最後まで読んでくれてありがとうぷに!

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ミヤッチ

ポジティブが取り柄の成り上がりサラリーマンことミヤッチです。 学生時代に借金200万円→Fラン大卒→何とか上場企業に新卒入社→新卒1年目から人事担当経験→2021年3月1日【ABEMA就活特番】生出演!当ブログでは学生時代の就活経験と人事担当者の経験を掛け合わせた【就活に関する情報】とビジネスマンとして成長するために実践してきた【自己啓発】の2つのテーマを発信中!

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