悩み
- 社会人1年目からたくさんのミスをして仕事を辞めたい！
- 仕事のミスをする原因がいまいち分からない！
- 仕事のミスを減らすにはどうしたら良いか分からない！
今回はこう言った疑問に答えます。
なお、本記事の内容は以下の通りです。
本記事の内容
- 社会人1年目が仕事で失敗をしても良い理由を解説！
- 社会人1年目に仕事のミスが多い原因4つと解決策を解説！
- 私が社会人1年目の頃にやっていた仕事のミスを減らす方法4選を紹介！
社会人1年目は、以下のような社会人に必要な基本的な業務が多いと思います。
業務内容
- 会議の議事録作成
- 会議室の予約
- メールの書き方
- 見積書作成
しかし、上記の業務は学生の頃に詳しく習うことはなく、社会人になって始めて経験する方が大半だと思います。
なので、社会人1年目の仕事のミスは仕方ないと思うのが私なりの意見です。
とは言え、仕事をするのであれば、ミスをする原因とミスを減らすコツを社会人1年目から知っておいて損はないです。
是非、本記事を読んで「なぜミスをしてしまうのか？」や「仕事のミスを減らすコツ」と言った悩みを解決してください。
目次
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社会人1年目は仕事でミスしても構わない理由を2つ紹介！
ここでは、私が冒頭にもお伝えした「社会人1年目は仕事でミスをしても構わない」と思っている理由について、詳しく解説します。
では、なぜ社会人1年目からミスをしても構わないと思う理由は以下の通りです。
ミスが問題ない理由
- 失敗の経験が1番記憶に残り成長に繋がるから
- ミスをしても外部に影響がでることが少ないから
まず1つ目の「失敗の経験が1番記憶に残り成長に繋がるから」についてですが、あなたは上司などに失敗談を語られた経験はありませんか？
しかも、その経験は何十年も前の話だったりしませんか？
ここで注目すべきポイントは、そこでの失敗談の大小ではなく、なぜ上司が何十年も経っている仕事の失敗談を鮮明に覚えているかです。
人間は、自分に対して悪い記憶はずっと残り続けるものです。
なので、私は社会人1年目にミスをしても当たり前と思われる時期に、失敗をたくさん経験することで成長に繋がると考えています。
2つ目の「ミスをしても外部に影響がでることが少ないから」については、言葉通り、社会人1年目に任せられる仕事は、外部に影響を及ばさない仕事が多いためです。
よく勘違いされがちですが、先輩や上司へ迷惑をかけるなどは、本当のミスではないです。
本当のミスとは、先輩や上司がカバーできない外部に影響を及ぼすことです。
なので、社会人1年目はミスをしても構わないと思います。
なお、外部に影響を及ぼす仕事でミスをしてしまった場合は、先輩や上司の監督不行届きでもあるので、自分を責めすぎてはダメです。
ただし、なぜそのミスをしてしまったのかを考えることだけは必ずしましょう。
社会人1年目に仕事のミスが多い原因4つと解決策を紹介！
ここでは社会人1年目に仕事のミスが多い原因を4つと解決策を紹介します。
社会人1年目はミスをしても構いませんが、社会人1年目からミスを減らす原因と解決策を知っておくことは大切です。
なお、これから社会人として仕事をしていく中でのミスは、必ず以下で紹介する原因にあてはめることができますので、今後の知識としても必須の内容です。
仕事のミス①：注意不足
まず1つ目の仕事のミスの原因は「注意不足」です。
あなたは、会議室の予約を頼まれていたがうっかり忘れていたなどの「うっかりミス」をした経験はありませんか？
このようなうっかりミスは、日常的に起こるものですが、注意不足の人は「以後気をつけます！」とは言うものの、何も改善しない傾向にあります。
なぜならば、何に気をつけるかを真剣に考えていないため、気をつけるタイミングがわからず、人間の注意力が持続しないからです。
なので、対策としては「大事なタイミングで注意喚起をする仕組み」を考えることが大切です。
例えば、「時間のうっかり」を防ぐのであれば、アラームを設定したり手帳につけるなど道具に頼りましょう！
特にアラームを設定するには、集合時間までの移動も考慮した設定をしなければならず、自分の予定を具体的に把握する必要がでてくるので効果は絶大です。
また、「作業のうっかりミス」は自動化の仕組みがあれば良いですが、ない場合はEXCELの置換機能や2人がかりでのダブルチェックなど、自分流のやり方を作っていきましょう！
仕事のミス②：伝達不足
2つ目の仕事のミスの原因は「伝達不足」です。
よく、ビジネスの基本として報連相が重要と言われていますが、その理由は、仕事の伝達不足を防ぐためと言われています。
例えば、お客様に届ける納期に問題はないと伝えましたが、配送業者がいつもと違うという懸念事項を伝え忘れ、結局間に合わなくなったなどの伝達不足が原因のミスは、仕事をしていく上でたくさん起こり得ます。
では、伝達不足を防ぐ為にはそうしたら良いかと言うと「伝える上でどの情報が1番大切かを考える」ことです。
社会人1年目の頃は難しいかもしれませんが、上司を自分に置き換えてみたときに、自分ならどの情報が知りたいか考えた上で、報告するのと考えなしに報告するのでは、雲泥の差が出ます。
伝達は「伝え方」や「言葉の選び方」に目を向けられがちですが、それよりも相手の立場になって考えることを意識しましょう。
なお、報連相については以下の記事で詳しく解説しているので、報連相を詳しく学びたい方は参考にしてみてください。
仕事のミス③：計画不足
3つ目の仕事のミスの原因は「計画不足」です。
私たちの生活は「計画を立てて、それに従って行動して結果を得る」という一連の流れをとっていることが大半です。
なお、その中でも計画は非常に重要であり、よく「○○をしよう」と漠然と考える人がいますが、そうではなく「いつまでに、自分の持てる力でどのくらいをかけて実行するか」を考えることが必要です。
なお、この一連の流れから結果を得て、その結果に対して改善しながらまた新たな計画を立て結果を得るというサイクルをビジネス界では「PDCAサイクル」と言います。
PDCAサイクルについては、是非以下の書籍を読んでみてください。
ビジネスにおける「計画→行動→結果→改善」の重要性と実践で使う方法が図解で丁寧に解説されています。
書籍自体もコンパクトで持ち運びしやすいので、デスクの引き出しに入れておくことをオススメします。
仕事のミス④：知識（経験）不足
4つ目の仕事のミスの原因は「知識（経験）不足」です。
正直、上記3つとは違い、ここでの対策は「地道な努力」です。
知識は勉強をしなければ身につきませんし、経験は失敗や成功から学んでいくしかありません。
一つだけアドバイスをするのであれば、努力が楽しめる工夫をすることです。
例えば、その知識を身に付けると、今よりも自分がどのように変化するのかを想像して頑張るなどです。
また、自分をドラクエの主人公と捉えてレベルアップするための作業と考えても良いでしょう！
とにかく、努力が楽しめる工夫をすることがなにより大切です。
【番外編】私が仕事のミスを減らすためにやっていたこと！
ここでは、先ほど紹介した仕事のミスが多い原因を理解した上で、私がおこなっていた仕事のミスを減らす為にやっていた行動を簡単に紹介します。
是非、参考にしてみてください。
上司からの依頼は必ず復唱
では、私が仕事のミスを減らす為にやっていた行動1つ目は「上司からの依頼は必ず復唱する」です。
例えば、上司から「あの資料を3日後までによろしく」と言われた場合に、その場で「〇〇会社への提案書を7月10日の17時までに○○部長にお渡しすれば良いのですね！」と話し言葉を一段階、具体的に復唱するのです。
これを心掛けてからは、上司と私の中での「伝達不足」は限りなく少なくなりました。
分からないことは些細なことでも聞く
私が仕事のミスを減らす為にやっていた行動2つ目は「分からないことは些細なことでも聞く」です。
こちらは、基本といえば基本ですが、意外とできていない人が多いです。
上司などが忙しそうに仕事をしていると「こんなしょうもない質問したら怒られるかな？」と考えるのが一番の原因かなと考えます。
しかし、どんな些細なことでも社会人1年目の頃に聞いておかないと、あなたが後輩を持ったときに恥をかきます。
上司は、仕事を部下に教えることも仕事の一部なので、遠慮せずに聞いてみましょう！
ただし、同じ質問は何度もしないようにしましょう！
メモを取ることを必須とする
私が仕事のミスを減らす為にやっていた行動3つ目は「メモを取ることを必須とする」です。
ここは、同じ質問を何度もしないようにするためにも必須です。
また、メモを取る姿勢は、教える側の人間に、しっかり聞いてくれてるのだなという印象も与えることができるのでオススメです。
ミスをしたときは改善案を出す
私が仕事のミスを減らす為にやっていた行動4つ目は「ミスをしたときは改善案を出す」です。
私の場合は、大小関係なくその日にあったミスの改善案を、就業5分前に上司にメールしていました。
こうすることで、ミスをしたら改善案を出す時間がかかり、無駄な残業しないといけないという自分へのプレッシャーにもなります。
また、一番大きな効果として、ミスをしたときの改善案を自分で考え書くことにより、同じようなミスをしないようになります。
なお、この方法は、上司からの印象も良いのでオススメです。
仕事のミスが多い原因4つと改善策のまとめ
いかがでしたか？
今回は以下の疑問について解説してきました。
悩み
- 社会人1年目からたくさんのミスをして仕事を辞めたい！
- 仕事のミスをする原因がいまいち分からない！
- 仕事のミスを減らすにはどうしたら良いか分からない！
冒頭でもお伝えしましたが、社会人1年目の仕事のミスはしても構わないと思います。
しかし、ミスをしないように心掛けることは悪いことではないので、今回紹介した行動を実践してみてください。
ミスを減らすための行動
- 上司からの依頼は、話し言葉で必ず復唱！
- 分からないことは些細なことでも聞く！
- メモを取ることを必須とする！
- ミスをしたときは改善案を出す！
なお、本記事と併せて以下の記事も読んでみてください。
社会人1年目の忙しいからこそ取り組むべきことを、私の経験をもとに9つ紹介しています。
では、最後にゴマッチからの名言で締めたいと思います。
