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会議の目的や効率的に会議を進めるコツを人事担当者が解説!

会議の目的や効率的に会議を進めるコツを解説!
ミヤッチ
ミヤッチ

皆さんこんにちは!ミヤッチです!

ゴマッチ
ゴマッチ
皆さんこんにちは!ゴマッチぷに!
ゴマッチ
ゴマッチ
今回はどんな記事になってるぷに?
ミヤッチ
ミヤッチ
今回は以下の悩みについて解説していく記事だよ!

悩み

  • 会議を開催する目的をしっかり理解したいです!
  • 会議を効率的に成功させるコツが知りたいです!
  • 会議でトラブルが起きたときの対処法が知りたいです!
  • 会議においてNGな行動を知りたいです!

2019年4月1日から「働き方改革関連法」が施行され、それぞれの企業でも働き方を見直す動きが活発になってきています。

その中で、労働時間の削減や生産性の向上は、組織で働く全ての従業員(新入社員含む)に求められます。

では、会議を効率的に進めるのはどうしたら良いかと言うと、会議の目的や会議を成功させるコツをしっかり理解することです。

是非、「無駄な会議をなくしたい」や「会議をスムーズに進行したい」と思っている方は、最後まで読んでみてください!

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そもそも会議の目的とは何かについて解説!

会議の目的は大きく分けると以下の2つです。

  • 仕事に必要な情報や意見を交換する!
  • 議題に対して議論をし意思決定をする!

この2つは、当たり前と思う方が多いかも知れませんが、この2つの目的を意識出来ていないがために非効率な会議になったりする場面をたくさんみてきました。

なので、会議の目的は会議前に頭の中で考え、意識することをオススメします。

効率的な会議にならない理由について解説!

あなたは、会議を開催するにあたり、以下の疑問を抱いたことはありませんか?

悩み

  • この会議に参加する意味はあるのか?
  • この会議の開催は必要なのか?

恐らく、この記事を読んでいるあなたも、一度は感じたことがあるのではないでしょうか?

では、なぜそのような問題が起こるのかを以下3つにまとめて説明していきます。

 

会議のあり方そのものの問題

1つ目は、以下のような理由での「会議のあり方そのものの問題」です。

  • 定例会議だからと明確な議題がなくても実施。
  • 文書で通知すれば済む内容にも関わらず社員を集める。
  • 参加者の決定事項が上司の一言で覆えされる。
  • 会議で決定したことが実行されない。

 

会議進行の問題

2つ目は、以下のような理由での「会議進行の問題」です。

  • 無計画に時間を延長したり、回数を増やす。
  • 司会者が適切に進行できない。
  • 事前の準備が不十分で議論などが参加者に周知されていない。

 

参加者の問題

3つ目は、以下のような理由での「参加者の問題」です。

  • 議論について十分な知識や意見を持っていない。
  • 発言を求めても口下手で言いたいことを要領よく言えない。
  • 自らの肩書きや経験を誇示し、人の意見を聞かない。

いかがですか?

なお、会議が停滞・沈黙する理由についても、上記3つのいずれかに該当しているのではないでしょうか?

では、次の見出しで今まで紹介してきた内容を踏まえて、会議を成功させるテクニックをご紹介します。

会議を効率的に成功させる大前提について

私が会議を成功させるために意識していたことは以下の5項目です。

  • 結論を出し、必ず何らかの決定をする。
  • 活発な意見交換を行う。
  • 議題に対して参加者がおおむね合意する。
  • 知識・情報の周知徹底を図る。
  • 時間(予定)通りに運営・終了する。

これらを意識する上で、特に何かを決定することが目的の会議の場合は、必ず結論を出すことが重要です。

また、会議の目的によって、必ずGOALを設定することも重要なので、是非意識してみて下さい。

効率的に会議を進めるコツは準備が大切!

会議の開催時にまず決定しなければならない項目は3つあります。

下図にまとめてますので確認してみてください。

時間 会議スケジュールの決定、開催時刻と終了予定時刻など
場所 会議レイアウトの決定、プロジェクター・マイク等の備品確認など
参加者 出欠確認、発表者、全体司会、名札の準備など


大きい会議になればなるほど、事前の準備項目は多くなりますが、最初に取り掛かるべき内容は上図の3つです。

上図の3つを必ず押さえたうえで、会議の内容や環境によって臨機応変に対応するようにしましょう。

 効率的な会議を進めるコツはアジェンダの作成が必須!

アジェンダとは、「計画」「予定表」「協議事項」などの意味で、議題や進行予定を書き記したものです。

アジェンダを作成すれば、会議の協議事項や報告事項を視覚的に参加者に伝えられるので便利です。

以下に、私が作成したアジェンダの作成例を載せてますので参考にしてみて下さい。

〈参考資料〉


その他、必要な場合は、何時から何時まではこの協議事項にするなどを記載し、会議の時間管理を行うのも良いでしょう。

また、各担当者の役割なども記載するとなお良いです。

会議の進行で対立が起きた場合の対処法について

ここでは、会議の進行をする上で対立が起きた場合の対処法を以下に記載します。

  • 多数決や最終決定者の判断でどちらかに決定する。
  • 妥協点を探る。
  • 第3の解決案を探る。
  • 対立者同士だけ別に話し合う。
  • 保留期間を置く。

私の経験上、意見の対立が起きた場合は、多数決や最終決定者の判断でどちらかの決定をする場面が多かったです。

しかし、これを使用する場合は、事前に参加者の合意は必ず得るようにしましょう。

会議でトラブルが起きたときの対処法!

では、会議で「雰囲気が硬い」「意見が出ない」「延々と話す人がいて止められない」などのトラブルが起きた場合は、どのような対応が効果的か紹介します。

基本的に私が取り組んだ内容は、以下の2点です。

  • アイスブレイクを実施する。
  • ブレーンストーミングを実施する。

アイスブレイクでは、意見が出ない場合に、意見を何かに記入してもらい順番に読み上げてもらったり、隣の人と話し合ってもらい、どちらかが発表するなどの対応をしていました。

特に隣の人と話し合ってもらうのは非常に効果があるので、是非実践してみて下さい。

また、ブレーンストーミングでは、参加者のアイデアをより多く引き出すことを目的としてますので、以下の項目に注意して実行してみて下さい。

  • 自由に発想する。
  • 発案について議論しない。
  • 他の意見を参考にする。
  • 質より量を重視する。

特に、発案について議論せず、たくさん意見を出すことが一番重要な項目なので意識して実践してみて下さい。

効率的な会議を進める上でのNG項目5選

最後に、私の経験をもとに、会議を開催する上でのNG項目を以下の5つにまとめてみましたのでご紹介します。

  1. 開始・終了時間をずらして開催する。
  2. 職位と発言の価値を混同する。
  3. 発表者、提案者に責任を負わせる。
  4. 会議室外での発言に左右される。
  5. 議事録を作らない。

私の経験上、上記5つの中でも会議室外での発言に左右される会議がNG項目の中で一番多かったです。

議題について事前に関係者同士で調整を図ることも必要と思いますが、行き過ぎると会議の形骸化に繋がるので注意が必要です。

また、会議の問題に対する結論が決定後に会議の不満や反対意見は言わないようにしましょう。

それでは会議の開催意義が損なわれるためです。

会議の目的や効率的に会議を進めるコツのまとめ

ゴマッチ
ゴマッチ
会議の目的と進め方のコツが分かったぷに!完璧ぷに!

ミヤッチ
ミヤッチ
さすがゴマッチ!でも、実践で意識しないと身に付かないから気をつけてね!

では、最後に今日のまとめを以下に記載します。

本記事のまとめ

  • 会議の目的は情報交換と意思決定の場である!
  • 無駄な会議は「あり方」「進行」「参加者」のどれかが問題!
  • 会議ではGOAL設定と結論を必ず出す!
  • 会議の準備は「時間」「場所」「参加者」を押さえる!
  • アジェンダを作成することが重要!
  • トラブルが起きたときは「ブレスト」か「アイスブレイク」取り入れる!
  • 会議におけるNG項目は会議室外での意見に左右されないのが一番大切

以上です。

では、最後にゴマッチからの名言で締めたいと思います。

ゴマッチ
ゴマッチ
"忙しいことを理由にして,やりたいことを放棄しない"ぷに

ゴマッチ
ゴマッチ
最後まで読んでくれてありがとうぷに!

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ポジティブが取り柄の成り上がりサラリーマン「ミヤッチ」です。 学生時代に借金200万円→Fラン大→上場企業に新卒入社→新卒1年目から人事担当経験→2021年3月1日【ABEMA就活特番】生出演! 当ブログでは、Fラン学生時代の就活経験と人事担当者の経験を掛け合わせた【Fラン就活論】と社会人生活の中で得た学びや経験を発信する【社会人生活】の2つのテーマで運営中!

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