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会議の目的や効率的に会議を進めるコツを人事担当者が解説!

会議の目的や効率的に会議を進めるコツを解説!
ミヤッチ
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皆さんこんにちは!ミヤッチです!

ミヤッチ
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今回は以下の悩みについて解説していきます。

ポイント

  • 会議を開催する目的をしっかり理解したいです!
  • 会議を効率的に成功させるコツが知りたいです!
  • 会議でトラブルが起きたときの対処法が知りたいです!
  • 会議においてNGな行動を知りたいです!

2019年4月1日から「働き方改革関連法」が施行され、それぞれの企業でも働き方を見直す動きが活発になっています。

その中で、労働時間の削減や生産性の向上は、組織で働く全ての従業員(新入社員含む)に求められます。

では、会議を効率的に進めるのはどうしたら良いかと言うと、会議の目的や会議を成功させるコツをしっかり理解することです。

是非、「無駄な会議をなくしたい」や「会議をスムーズに進行したい」と思っている方は、最後まで読んでみてください!

 

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そもそも会議の目的は何かについて解説!

ミヤッチ
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会議の目的は大きく分けると以下の2つです。

会議の目的

  • 仕事に必要な情報や意見を交換する!
  • 議題に対して議論をし意思決定をする!

上記2つの内容は、当たり前と思う方が多いかも知れません。

しかし、この2つの目的を意識出来ていないがために、非効率な会議になる場面をたくさんみてきました。

なので、会議の目的は会議前に頭の中で考え、意識することをオススメします。

 

効率的な会議にならない理由について解説!

ミヤッチ
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あなたは、会議を開催するにあたり、以下の疑問を抱いたことはありませんか?

悩み

  • この会議に参加する意味はあるのか?
  • この会議の開催は必要なのか?

恐らく、この記事を読んでいるあなたも、一度は感じたことがあるのではないでしょうか?

では、なぜ、そのような問題が起こるのかを、以下3つにまとめて説明していきます。

 

会議のあり方そのものの問題

ミヤッチ
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1つ目は、以下のような理由での「会議のあり方そのものの問題」です。

会議のあり方そのものの問題

  • 定例会議だからと明確な議題がなくても実施。
  • 文書で通知すれば済む内容にも関わらず社員を集める。
  • 参加者の決定事項が上司の一言で覆えされる。
  • 会議で決定したことが実行されない。

 

会議進行の問題

ミヤッチ
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2つ目は、以下のような理由での「会議進行者の問題」です。

会議進行者の問題

  • 無計画に時間を延長したり、回数を増やす。
  • 司会者が適切に進行できない。
  • 事前の準備が不十分で議論などが参加者に周知されていない。

 

参加者の問題

ミヤッチ
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3つ目は、以下のような理由での「参加者の問題」です。

参加者の問題

  • 議論について十分な知識や意見を持っていない。
  • 発言を求めても口下手で言いたいことを要領よく言えない。
  • 自らの肩書きや経験を誇示し、人の意見を聞かない。

いかがですか?

なお、会議が停滞・沈黙する理由についても、上記3つのいずれかに該当しているのではないでしょうか?

続いて、今まで紹介してきた内容を踏まえて、会議を成功させるテクニックを紹介していきます。

 

会議を効率的に成功させる大前提について紹介!

ミヤッチ
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私が会議を成功させるために意識していたことは、以下の5項目です。

会議を成功させるために意識すること5選

  • 結論を出し、必ず何らかの決定をする。
  • 活発な意見交換を行う。
  • 議題に対して参加者がおおむね合意する。
  • 知識・情報の周知徹底を図る。
  • 時間(予定)通りに運営・終了する。

これらを意識する上で、特に何かを決定することが目的の会議の場合は、ず結論を出すことが重要です。

また、会議の目的によって、必ずGOALを設定することも重要なので、意識してみて下さい。

 

効率的に会議を進めるコツは準備が大切!

ミヤッチ
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会議の開催時に、まず決定しなければならない項目は3つあります。
ミヤッチ
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下図にまとめてますので、確認してみてください。
時間 会議スケジュールの決定、開催時刻と終了予定時刻など
場所 会議レイアウトの決定、プロジェクター・マイク等の備品確認など
参加者 出欠確認、発表者、全体司会、名札の準備など

大きい会議になればなるほど、事前の準備項目は多くなりますが、最初に取り掛かるべき内容は、上図3つです。

上図3つを必ず押さえたうえで、会議の内容や環境によって臨機応変に対応するようにしましょう。

 

 効率的な会議を進めるコツはアジェンダの作成が必須!

アジェンダとは、「計画」「予定表」「協議事項」などの意味で、議題や進行予定を書き記したものです。

アジェンダを作成すれば、会議の協議事項や報告事項を視覚的に参加者に伝えられるので便利です。

補足で、私が作成したアジェンダの作成例を載せてますので参考にしてみて下さい。

〈参考資料〉


その他、必要な場合は、何時から何時までは、この協議事項にするなどを記載し、会議の時間管理をおこなうのもオススメです。

そして、各担当者の役割なども記載すると、上司を唸らせる「議事録」を書けるはずです。

 

会議の進行で対立が起きた場合の対処法5選を紹介!

ミヤッチ
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続いて、会議の進行をする上で、対立が起きた場合の対処法を以下に記載します。

会議で対立が起きた場合の対処法5選

  • 多数決や最終決定者の判断でどちらかに決定する。
  • 妥協点を探る。
  • 第3の解決案を探る。
  • 対立者同士だけ別に話し合う。
  • 保留期間を置く。

私の経験上、意見の対立が起きた場合は、多数決や最終決定者の判断でどちらかの決定をする場面が多かったです。

しかし、これを使用する場合は、事前に参加者の合意を得るようにしましょう。

 

会議でトラブルが起きたときの対処法を紹介!

ここでは、会議で「雰囲気が硬い」「意見が出ない」「延々と話す人がいて止められない」などのトラブルが起きた場合は、どのような対応が効果的か紹介します。

ミヤッチ
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基本的に、私が取り組んだ内容は、以下の2点です。

ポイント

  • アイスブレイクを実施する。
  • ブレーンストーミングを実施する。

アイスブレイクでは、意見が出ない場合に、意見を何かに記入してもらい、順番に読み上げてもらったり、隣の人と話し合ってもらい、どちらかが発表するなどの対応をしていました。

とくに、隣の人と話し合ってもらうのは、非常に効果があるので、是非、取り入れてしてみて下さい。

また、ブレーンストーミングでは、参加者のアイデアをより多く引き出すことを目的としてますので、以下の項目に注意して実行してみて下さい。

ブレーンストーミングの目的

  • 自由に発想する。
  • 発案について議論しない。
  • 他の意見を参考にする。
  • 質より量を重視する。

とくに、発案について議論せず、たくさん意見を出すことが一番重要な項目なので、意識してみて下さい。

 

効率的な会議を進める上でのNG項目5選を紹介!

ミヤッチ
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最後に、私の経験をもとに、会議を開催するうえでのNG項目5つを紹介します。

会議を開催するうえでのNG項目5選

  • 開始・終了時間をずらして開催する。
  • 職位と発言の価値を混同する。
  • 発表者、提案者に責任を負わせる。
  • 会議室外での発言に左右される。
  • 議事録を作らない。

私の経験上、上記5つの中でも、会議室外での発言に左右される会議が、NG項目の中で一番多かったです。

議題について、事前に関係者同士で調整を図ることも必要と思いますが、行き過ぎると会議の形骸化に繋がります。

また、会議の問題に対する結論の決定後に、会議の不満や反対意見は言わないようにしましょう。

なぜならば、会議の開催意義が損なわれるためです。

 

会議の目的や効率的に会議を進めるコツのまとめ!

いかがでしたか?

今回は以下の悩みについて解説してきました。

ポイント

  • 会議を開催する目的をしっかり理解したいです!
  • 会議を効率的に成功させるコツが知りたいです!
  • 会議でトラブルが起きたときの対処法が知りたいです!
  • 会議においてNGな行動を知りたいです!

内容が盛りだくさんになりましたので、今日のまとめを以下に記載します。

本記事のまとめ

  • 会議の目的は情報交換と意思決定の場である!
  • 無駄な会議は「あり方」「進行」「参加者」のどれかが問題!
  • 会議ではGOAL設定と結論を必ず出す!
  • 会議の準備は「時間」「場所」「参加者」を押さえる!
  • アジェンダを作成することが重要!
  • トラブルが起きたときは「ブレスト」か「アイスブレイク」取り入れる!
  • 会議におけるNG項目は会議室外での意見に左右されないのが一番大切

また、研修報告書の書き方なども、社会人1年目の仕事として、非常に多いです。

もし、研修報告書の書き方も一緒に学んでおきたいという方は、以下記事を参考にしてみてください。

以上、最後まで読んでいただきありがとうございました。

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ポジティブが取り柄の成り上がりサラリーマン「ミヤッチ」です。 学生時代に借金200万円→Fラン大→上場企業に新卒入社→新卒1年目から人事担当経験→2021年3月1日【ABEMA就活特番】生出演! 当ブログでは、Fラン学生時代の就活経験と人事担当者の経験を掛け合わせた【Fラン就活論】と社会人生活の中で得た学びや経験を発信する【社会人生活】ブログ初心者に向けた「ブログ運営ノウハウ」の3つのテーマで運営!

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