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【新卒向け】研修報告書の書き方やテンプレートを人事担当者が紹介!

ミヤッチ
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皆さんこんにちは!
新卒1年目から大手企業の人事業務を3年以上担当しているミヤッチです!

ミヤッチ
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今回は、以下の悩みについて解説していきます。

読者の悩み

  • 最近まで学生だったので研修報告書なんて書けません!
  • 研修報告書の書き方や注意すべきポイントが知りたいな!
  • 研修報告書のテンプレートが知りたいな!

今回は、新入社員であれば1度は書くことがある「研修報告書」の書き方を紹介します。

新入社員の頃は、新入社員研修や外部のセミナーに参加する機会が非常に多いです。

その中で、いきなり上司から「研修報告書を書いてくれ!」と言われると戸惑ってしまうと思います。

なので、人事担当者として、新入社員の研修報告書を毎年何百と添削している経験から、書き方やテンプレートまで、本記事でノウハウの全てを公開します。

なお、本記事を読めば、以下項目が学べるので、最後まで読んでみてください。

本記事の内容

 

  • 「研修報告書の書き方」が学べる。
  • 「研修報告書を書く上で注意すべきポイント」が学べる。
  • 「研修報告書のテンプレート」が知れる。
  • 「社内資料作成にオススメの書籍」が知れる。

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研修報告書で押さえておくべき基本項目6つ

なお、研修名と合わせて、講師名も記載できるようであれば、記入しましょう!

 

研修報告書を書くうえで注意すべきポイント9選!

続いて、私が研修報告書を添削するうえで、注意して見ているポイント9つを紹介します。

 

「誰に」「どんな目的で」報告するか明確にする

研修報告書を書くうえで、誰に、どのような目的で報告するかを明確にすることは、非常に重要です。

なぜならば、これらの内容ができていない状態では、相手の知りたい情報を記載することができないためです。

なので、研修報告書の作成前には、必ず押さえておきましょう。

 

長い文書をダラダラ書かずに短文で記載する。

研修報告書を書く場合は、できる限り簡潔に、読み手にとって分かりやすく記載しましょう。

ミヤッチ
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なお、長い文章を書かないために意識するポイントは、以下の通りです。

ポイント

  • 1文が3行以内
  • 1文に複数の内容を盛り込んでいないか
  • 同じことを2度書いていないか

最初のうちから、ここを意識して書くと、今後作成する研修報告書がクオリティの高いものになってきます。

 

「事実」と「所感」をしっかりと分けて記載する

研修報告書を書くうえで、事実と所感が混在している文章は、読み手にとって、非常に分かりづらいです。

まず、事実内容を書き、最後にコメント・感想・提案(社内文書の場合)や結論・統括・今後どうしていくかを記載しましょう。

 

「二重敬語」や「誤字脱字」に注意して記載する。

ミヤッチ
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研修報告書を書くうえで、以下の確認は必ずしましょう!

研修報告書を書くうえで注意すべきポイント

  • 二重敬語になっていないか?
  • 話し言葉になっていないか?
  • 誤字脱字はないか?

とくに、二重敬語は、私が新入社員の研修報告書を確認する中で、一番多くの間違いがある箇所です。

なお、二重敬語は、以下のような使い方を言います。

例)二重敬語

  • ご覧になられる。
  • お見えになられる。
  • おっしゃられました。

上記の「ご覧になられる」の間違いとしては、「ご覧になる」という尊敬語に「られる」という尊敬語がついているです。

最初から意識しておかないと、年数を重ねるごとにクセが取れなくなるので、社会人1年目から意識しましょう。

 

提出者に必要な情報を網羅して研修報告書を記載する。

研修報告書は、報告を受ける人が必ずしも、全てを把握してくれるわけではありません。

なので、初めて見る人にも分かるよう、最低限の説明を入れましょう。

また、必要以上に造語や略語を使用しないのもポイントです。

 

自分の意見を明確にする。

研修報告書では「〜のような気がしました。」「〜したいと思います。」というような表現を使わないようにしましょう。

なぜならば、これでは、ただの感想文になってしまうからです。

なので、事実に基づいて「〜という状況です。」や「〜します。」というように、断定的に記載することを心掛けましょう。

 

具体的な行動を示す。

研修報告書を書く際は、「〜をできるだけたくさん・・・」から「〜を1日に2回は行います。」のように回数や数量を具体的に表すようにしましょう。

そのほうが、読み手としては自己評価もしやすく、書き手側としても報告書を読む側に達成度を明確に伝えることができます。

 

A4用紙(裏表)1枚程度に収める。

上司は、何十枚という書類を見ます。

その中で、できるだけ簡潔にまとめられた報告書がくると、評価が高いです。

最初は難しいかもしれませんが、1日〜数日間の研修報告書であれば、A4用紙1枚に収めましょう

なお、5日以上の研修の場合には、基本項目を網羅するだけでも1枚では足りないかもしれませんが、それでも2ページ以内で収めるように心掛けてみてください。

ただし、それらを心掛けるがあまり内容が薄くなることがないよう注意が必要です。

 

印刷が正しくできてるか確認。

一生懸命作成した研修報告書が、正しく印刷ができていなければ台無しです。

語尾が隠れたりインクがにじんで字が読みにくいなど、最終確認はしっかりおこないましょう。

 

研修報告書のテンプレートを紹介!

ここでは、新入社員の頃に、私が作成していた研修報告書のテンプレートを紹介します。

紹介するテンプレートは、EXCELで表を挿入する作業ができれば、10分で作成可能です。

社内で決まった様式のない方は参考にしてみて下さい。

 

〈数日にわたって開催される研修報告書のテンプレート〉

 

〈1日の研修報告書のテンプレート〉

以上、私が実際に使用していた研修報告書です。

今回のテンプレートには、講師の名前を記入する欄はありませんが、外部の研修を受講する場合は、日付け欄の右に講師欄を追加しても大丈夫です。

そして、ビジネス文書の結び言葉である「以上」は、所感の最後に必ず記載するようにしましょう。

 

研修資料を作成するうえで手元においておきたい書籍紹介!

研修報告書に関する内容は以上ですが、最後に私が社内資料を作成する際に参考としている書籍を紹介します。

社内資料の作成関連の書籍は、数多く出版されているので、社内資料作成の書籍を選ぶ際の参考にしてください。

では、今回紹介する資料は「一生使える見やすい資料のデザイン入門」です。

ミヤッチ
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なお、本書籍の特徴としては以下の通りです。

紹介書籍の特徴

  • WEBで220万部売り上げている実績
  • 実務で役立つ最低限のデザインのポイントが書かれている。
  • ビフォーとアフターの作例が載っている。

特に、本書籍をオススメしている理由としては、プレゼン資料などのビフォーとアフターが記載されている点です。

また、専門用語もなく、簡潔に解説がされているのも魅力的です。

デスクに1冊置いておくだけで、資料作りの際に、非常に重宝するのでオススメです。

 

研修報告書の書き方や注意すべきポイントのまとめ!

いかがでしたか?

今回は、以下の悩みについて、私の経験をもとに解説してきました。

読者の悩み

  • 最近まで学生だったので研修報告書なんて書けません!
  • 研修報告書の書き方や注意すべきポイントが知りたいな!
  • 研修報告書のテンプレートが知りたいな!

最初のうちは、全てを意識して書くことは難しいですが、以下の内容を参考に、一つずつ取り入れてみてください。

本記事のまとめ

  • 研修では6つの基本項目を必ず押さえる!
  • 研修報告書を書くときは9つの項目に注意!
  • 研修報告書の文の最後には必ず「以上」を書く!
  • 手元に1冊は社内資料作成関連の本を持っておく!

また、議事録の書き方なども、社会人1年目に任されることが、非常に多いです。

もし、議事録の書き方も一緒に学んでおきたいという方は、以下記事を参考にしてみてください。

以上、最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

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ポジティブが取り柄の成り上がりサラリーマン「ミヤッチ」です。 学生時代に借金200万円→Fラン大→上場企業に新卒入社→新卒1年目から人事担当経験→2021年3月1日【ABEMA就活特番】生出演! 当ブログでは、Fラン学生時代の就活経験と人事担当者の経験を掛け合わせた【Fラン就活論】と社会人生活の中で得た学びや経験を発信する【社会人生活】ブログ初心者に向けた「ブログ運営ノウハウ」の3つのテーマで運営!

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